Quali sono i vantaggi e gli svantaggi legati a queste due scelte? Quali sono gli investimenti necessari a rendersi indipendenti? A chi conviene?
Le piccole aziende nascono quasi sempre con un angelo custode a pagamento: il commercialista. Soprattutto se gli imprenditori sono giovani ed inesperti, il commercialista li istruisce e li segue nei primi passi, spiega loro cosa devono scrivere sulle fatture e li introduce nel modo della prima nota. Durante i primi mesi di operatività questo angelo custode, tramite le sue parcelle e i famosi F24 precompilati lascia capire al proprio nuovo ed entusiasta cliente che, anche se il business va benissimo, nel progettare l’azienda ha sottostimato in maniera clamorosa i costi amministrativi, fiscali e di consulenza professionale. L’imprenditore finalmente si rende conto che non sta lavorando solo per se stesso e per i clienti, ma anche per tutto un mondo che gli ruota intorno. Il nostro eroe, come il cavallo della “Fattoria degli Animali”, risponde: “Lavorerò di più”. Spesso funziona e l’azienda si sviluppa.
La piccola azienda continua a portare tutti i documenti fiscali dal commercialista. Le fatture sono generate sul computer dell’azienda, stampate su carta, portate dal commercialista insieme alla prima nota ed infine reinserite in un programma gestionale sul computer di una delle segretarie del commercialista.
Dopo alcuni anni l’imprenditore diventa più furbo e si rende conto che nel processo descritto ci sono alcuni problemi gravi:
- Il commercialista si occupa personalmente dell’azienda cliente solo pochissime ore all’anno, per il resto del tempo il cliente è lasciato nelle mani di collaboratori dello studio spesso giovani oppure inesperti.
- Il prezzo del servizio da parte dello studio commerciale cresce rapidamente con l’aumentare del business, ma non aumenta affatto il numero di ore impiegate personalmente dal commercialista.
- C’è uno spreco di lavoro. Passare dal computer alla carta, trasportare e passare di nuovo dalla carta al computer è inutile.
- I tempi di risposta dello studio commerciale sono lentissimi ed è difficilissimo ottenere informazioni complete ed ordinate riguardanti l’anno in corso.
- L’imprenditore legge i giornali economici e comincia a capire alcune cose…
Fino ad un certo punto il bilancio è considerato una specie di premio consegnato ad Aprile o addirittura a Giugno dell’anno successivo con i complimenti del commercialista. E’ la prova del buon lavoro svolto, del fatturato in crescita e degli utili tenuti sotto controllo grazie all’astuta abilità del dottore commercialista stesso. Un giorno però l’imprenditore legge articoli sui bilanci trimestrali delle aziende e comincia a chiederli pure per la sua. Legge di proventi ordinari e straordinari e capisce piuttosto facilmente di cosa si tratta. Legge che alcune grandi aziende hanno eccessive immobilizzazioni o che sono sottocapitalizzate, che procedono a dismissioni, che devono diminuire l’indebitamento a breve aumentando quello a lungo, che hanno un buon cashflow o che devono finanziare la crescita. Si tratta di parole apparentemente comprensibili, che però corrispondono spesso a voci di bilancio o ad indici dalla definizione molto precisa e che non possono essere valutate con semplice buon senso, senza conoscerne le definizioni esatte.
E’ come se si cercasse di capire il comportamento di una barca che naviga a 8 nodi senza sapere che si tratta del numero di miglia nautiche percorse in un’ ora.
Si rischia di sprecare tutte le ferie solo per raggiungere la Sardegna o addirittura di restare a meta’ tragitto senza acqua dolce.
L’imprenditore intuisce che, per fare il suo mestiere meglio, deve capire la contabilità ed i bilanci e deve tenere sotto controllo l’andamento della propria azienda trimestre per trimestre. Egli deve iniziare a cimentarsi con bilanci di previsione e bilanci di verifica.
Tenere la contabilità all’interno presenta vantaggi importanti:
- Obbliga un’azienda a capire come stanno andando veramente gli affari e come gestire meglio le risorse, soprattutto quelle finanziarie.
- Fornisce gli strumenti per prevedere gli effetti di eventuali investimenti.
- Consente di verificare con tempismo eventuali criticità.
- Obbliga ad acquisire una mentalità più attenta alle conseguenze fiscali delle proprie decisioni.
- Consente di pagare molto meno il commercialista ottenendone servizi migliori: il professionista è ricevuto presso la sede sociale ed è pagato solo per le ore di lavoro qualificato di consulenza. Si ottengono così importanti risparmi ed un servizio di livello molto superiore perché non si è affidati a persone meno capaci. In genere dieci ore di consulenza annue da parte del commercialista sono sufficienti per una media azienda. Avere i dati nella propria sede consente inoltre di avvalersi di consulenze da parte di altri professionisti più esperti in settori specifici.
- Si evita di pagare il lavoro inutile di inserimento su computer delle fatture e degli altri documenti fiscali. Le fatture sono generate direttamente dal software gestionale che le contabilizza nel momento in cui sono create e controllate.
- Si gestisce con rigore il magazzino materie prime, semilavorati e prodotti finiti, riuscendo ad ottimizzarlo.
Lo svantaggio principale è legato ai costi di formazione della persona che dovrà occuparsi della contabilità. Il costo dei programmi è invece recuperato facilmente grazie alla diminuzione delle parcelle professionali. La contabilità interna non comporta maggiore lavoro, ma un lavoro più intelligente e qualificato, che può essere più costoso. In pratica per fare una fattura con Word o Excel ci vuole più tempo di quello che serve a farla generare dal programma gestionale, il quale ha già l’anagrafica clienti, la descrizione dei prodotti, i costi unitari e calcola automaticamente imponibili, aliquote IVA e importi totali. Inoltre la fattura fatta con Word o Excel può più facilmente contenere errori e deve essere stampata e trasportata fisicamente dal commercialista alla fine del mese.
Per avviare un sistema gestionale e di contabilità interno bisogna acquistare un software adeguato. In genere la spesa si aggira intorno ai tremila euro per l’attivazione e duemila euro annui. Bisogna inoltre stanziare circa mille euro all’attivazione e cinquecento euro annui per un professionista che installi e spieghi il funzionamento del software. Esistono anche ottimi pacchetti open-source gratis, ad esempio Sql Ledger che si può trovare sul sito yas.it . Per formare un proprio collaboratore si può inviare una persona per un mese presso il commercialista per fare pratica. L’ideale è avere all’interno della propria azienda una persona diplomata bene in ragioneria o un collaboratore con buone capacità di apprendimento. Occuparsi personalmente della propria contabilità per chi possiede una piccola azienda può rappresentare un’incredibile possibilità di crescita. In ogni caso è molto utile leggere attentamente qualche libro semplice ma chiaro, per capire le basi della contabilità e gestire in maniera consapevole la propria società.