Oggi praticamente tutti hanno una casella di posta elettronica. Ormai capita persino di scambiarsi la mail invece del numero di telefono. Per questa ragione è importante avere un indirizzo proprietario, chiaro, prestigioso, immutato nel tempo, facile da ricordare e sempre funzionante.
Alla maggior parte degli imprenditori e dei professionisti piacerebbe molto avere come indirizzo del proprio ufficio commerciale qualcosa tipo “Piazza Duomo, 1 – Milano” o “Piazza di Spagna, 2 – Roma” o addirittura “22, Wall Street – New York”. Molti di loro invece sottovalutano completamente il proprio indirizzo di mail, che compare ormai dappertutto, persino sui biglietti da visita e che spesso è micidiale. Addirittura in molti casi la casella non è nemmeno di loro proprietà. Ci sono imprenditori importanti che si trovano ancora oggi a dover spedire mail per avvertire che hanno cambiato indirizzo.
La prima caratteristica di un indirizzo email è la titolarità. Un indirizzo tipo “giuseppe.rossi22@tiscalinet.it” non appartiene al signor Giuseppe Rossi, ma alla società Tiscali. Se il signor Rossi dovesse decidere di non utilizzare più Tiscali, o se Tiscali cambiasse nome, o se non fosse più in grado di offrire i propri servizi gratuitamente, il signor Rossi perderebbe l’indirizzo di mail con i relativi contatti di lavoro e privati. L’unico modo per essere proprietari di un indirizzo email è possedere il dominio relativo. Se il Signor Rossi fosse proprietario del dominio: negoziorossi.it sarebbe anche proprietario dell’indirizzo giuseppe.rossi@negoziorossi.it .
- L’indirizzo deve essere chiaro. Non deve contenere numeri e caratteri strani e non deve essere inutilmente lungo. L’indirizzo aziendale di uso comune è info@azienda.com . Chiaro per chiunque nel mondo. L’indirizzo personale di uso comune è nome.cognome@azienda.com oppure per un contatto più cordiale e personale nome@azienda.com . Meno utilizzato cognome@azienda.com .
- L’indirizzo deve essere prestigioso. Deve far riferimento ad un proprio dominio. Non deve essere presso tin.it, libero.it, tiscalinet.it o yepa.com . Qualcosa tipo giuseppe.rossi22@tiscalinet.it risulta ridicolo ed impossibile da ricordare soprattutto per uno straniero che non sa cosa sia tiscali o tiscalinet.
- L’indirizzo non deve cambiare nel tempo. Nessuno sa quali opportunità perde quando molti contatti che aveva preso da anni non sono più in grado di comunicare con lui. Nel 1997 l’indirizzo più comune in Italia era vol.it . Questo è scomparso semplicemente perchè il maggiore Provider di allora, Video on Line, è stato comprato da Telecom.
- L’indirizzo deve essere facile da ricordare. Chi mi conosce e sa che mi chiamo Giacomo e che lavoro alla Yepa non credo che avrà difficoltà a ricordare che il mio indirizzo mail è giacomo@yepa.com . Yepa offre ai suoi clienti anche il servizio di “Alias infinito”. In pratica se qualcuno scrive a qualsiasi indirizzo tipo indirizzo@yepa.com o giacomo@yepa.it le mail sono girate su info@yepa.com e poi inoltrate al destinatario (Giacomo).
- L’indirizzo deve essere sempre funzionante. I servizi gratuiti da questo punto di vista creano problemi di affidabilità, di mancanza di supporto tecnico e di capienza. Le caselle di mail con limiti di spazio sono molto pericolose. Qualcuno potrebbe mandare un file troppo grande e bloccare una mail con capienza limitata impedendo di riceverne molto più importanti.
Se ci sono problemi sulla mail bisogna avere un supporto tecnico operativo da contattare con urgenza. Non si può trattare con operatori di numeri verdi non in grado di risolvere rapidamente i malfunzionamenti.